Evernote, Trello, Basecamp: Aplikace, které pomůžou s produktivitou i time managementem

Papírky s poznámkami po všech kapsách, odkazy narychlo uložené do záložek, dokumenty nepřehledně rozdělené ve složkách… Znáte to? Možná vám pod ruku ještě nepřišel ten správný nástroj, se kterým si všechny soubory i poznámky k projektu uložíte přehledně. Tvůrci chytrých nástrojů pro time managment nám naštěstí na větší produktivitu namíchali skvělé recepty.

Evernote: poznámky i soubory okamžitě k dispozici

Potřebujete zvýšit produktivitu práce? Začněte tím, že si uděláte pořádek ve všech poznámkách. Evernote výborně funguje nejen pro potřeby jednotlivce, ale především dokáže usnadnit spolupráci v celém týmu.

Evernote je digitální zápisník, do kterého můžete ukládat poznámky nejrůznějšího formátu: prostý i formátovaný text, zvukové záznamy, fotografie, e-maily, dokumenty, kontakty nebo webové výstřižky. Velmi rychlé vyhledávání vám zajistí, že vždy najdete to, co potřebujete. Poznámky si můžete značkovat pomocí štítků, organizovat do vyšších celků a sdílet je s kolegy či přáteli. Ať už druhá osoba sedí u vedlejšího stolu nebo na druhé straně planety, přístup jí zajistíte během pár kliknutí.

Hodit by se vám mohl i přehled chytrých sportovních aplikací: Sportujte, hubněte a hlavně si to zpříjemněte. S chytrými aplikacemi i online trenéry

Co na Evernote uživatelé oceňují nejvíce?

Evernote funguje na většině operačních systémů a umožňuje plnou synchronizaci napříč zařízeními. Nezáleží na tom, jestli jste poznámku zrovna vložili z mobilu, tabletu nebo počítače. Díky perfektní synchronizaci ji během chvilky najdete v každém vašem zařízení.

Nemusíte se bát, že byste prostor v Evernote rychle vyčerpali. Skladovat zde totiž můžete neomezené množství dat. Kolik dat přenesete měsíčně už ovšem záleží na tom, zda zvolíte free nebo placenou verzi. I Evernote verze zdarma vám pomůže skvěle si zorganizovat práci, musíte ale počítat s jistými omezeními.

Trello: přehledně každá etapa projektu

Znáte metodu zvanou Kanban? I když vám to slovo možná nic neříká, s jeho provedením jste už určitě setkali. Projekt je v ní rozdělen do jednotlivých sloupců, z nichž každý představuje jednu etapu úkolu. Pokud bude například vaším projektem psaní článku, můžete si jej rozdělit do sloupců „návrh“, „rozpracováno“, a „hotovo“.

V každém sloupci pak pracujete s jednotlivými poznámkami, které podle potřeby přesouváte ve sloupcích i mezi nimi. Do projektu můžete pozvat své kolegy a přidělit jim třeba některou z poznámek nebo rovnou celý sloupec. A přesně takhle funguje aplikace Trello.

Digitální verze má však oproti té papírové mnoho výhod. K poznámkám se dají vkládat dokumenty, fotky i videa, kolegové si je prohlédnou i z druhého konce světa a kdykoliv mohou přidat svůj komentář. Díky Trellu každý přesně ví, co je potřeba udělat, jaká je jeho úloha a která akce má následovat.

Práce v Trellu už i bez připojení k internetu

V letošním roce získalo Trello vítanou funkci a pracovat na něm konečně můžete i v offline módu. Vaši práci tak nic nebude brzdit, i když se zrovna nepřipojíte k žádnému, nebo rychlému internetu.

Basecamp: pomocník v běhu na dlouhou trať

Chcete zlepšit produktivitu práce a organizaci projektů ve vaší firmě? Basecamp je osvědčená klasika, která svými funkcemi předčí i nejmodernější aplikace. Ať už s kolegy řešíte jeden, nebo hned několik projektů, v Basecampu si můžete sdílet dokumenty, vyměňovat připomínky a poznámky pomocí Zpráv nebo aktuální problém rovnou vyřešit v Chatu.

Proč je Basecamp lepší než e-maily?

  • Přehledně vidíte historii celé komunikace a přesně víte, kdo kdy co napsal. Informace nemusíte „lovit“ v jednotlivých mailech nebo v archivu.
  • Na jakoukoliv zprávu z konverzace můžete kdykoliv odkázat.
  • Uprostřed komunikace nevypadne polovina příjemců z kopie tím, že někdo dá jen „odpovědět“ místo „odpovědět všem“.
  • Všichni v projektu průběžně vidí, jestli se na úkolu pracuje a jestli někde nezůstalo něco „viset“ nezodpovězené či nevyřešené.

V Basecampu také vytvoříte přehledné seznamy úkolů a jejich plnění můžete sledovat v kalendáři nebo na časové ose. Ideální, pokud pracujete na dlouhodobých projektech, jako jsou marketingové kampaně nebo eventy. K tomu, abyste své kolegy do organizace zapojili, navíc nemusíte vyžadovat žádnou instalaci. Basecamp se pohodlně ovládá z prostředí webového prohlížeče.

Svoji práci zefektivníte i díky klávesovým zkratkám: Hitparáda klávesových zkratek: Pracujte díky nim efektivně a rychleji.

Jedinou nevýhodou Basecampu je, že zdarma nabízí pouze omezenou trial verzi. Pokud ale hledáte nástroj, který vašemu týmu urychlí komunikaci a zlepší time management, investice do Basecampu se rozhodně vyplatí.

Za lepší time management nemusíte platit

Vyzkoušejte další nástroje, které vašemu týmu pomohou v komunikaci, produktivitě anebo zjišťování chyb. Mnoho užitečných aplikací můžete používat zcela zdarma.

Buďte efektivní na každém kroku…

Asana – vám pomůže v řízení projektů a navíc je pro tým až 15 lidí dostupná zdarma. Kromě intuitivního ovládání vás její rozhraní potěší také příjemnými barvami.

Slack – chcete zrychlit produktivitu práce a především komunikaci v týmu? Na Slacku můžete chatovat, posílat zprávy i soubory - s jednotlivci nebo ve skupinách a především velmi rychle.

Mantis Bug Tracker – evidujte chyby v softwaru jednoduše. Mantis je volně dostupný nástroj, který se snadno ovládá a pomůže vám zvládnout váš vývoj rychleji.

Komentáře